|
1.3.2010 ble Eidsvoll kommune omorganisert. Vi gikk i fra etater/enheter til kommunalsjefer og virksomheter. Dette hadde en betydning for det elektroniske arkivsystemet ePhorte. Her ligger beskrivelser av forandringer av arkivdeler, administrasjonsenheter i forbindelse med omorganiseringer.
Organisasjonsendring og endring av arkivet 2010 Kommunen la ned etater og opprettet kommunalsjef nivåer. Eidsvoll kommune i perioden april. Denne oversikten skal inngå i arkivplanen og dokumentere de endringer som er utført i sakarkivet 2010 til januar 2011. Endringene skyldes en omfattende reorganisering av kommunens administrasjon og organisasjon. Blant de tiltakene som har vært gjennomført eller skal gjennomføres er følgende:
1 Opprette og endre nye administrative enheter
2 Flytte medarbeidere fra tidligere til nye administrative enheter
3 Legge ned noen administrative enheter
4 Legge ned noen arkivdeler og flytte sakene til eksisterende arkivdelen
5 Opprette nye arkivdeler
6 Foreta et mykt periodeskille for den emnebaserte arkivdelen (sakarkivet)
7 Foreta mykt periodeskille for å forenkle strukturen på elevmapper
8 I tråd med Riksarkivarens anbefaling, ta en historisk kopi av basen Det er ikke foretatt noen endringer av kommunens oppgaver, for eksempel deling av kommunale oppgaver med andre kommuner – bortsetting av kommunale oppgaver til andre administrative enheter utenfor kommunen. Selv om det er nødvendig å gjøre en rekke endringer i sakarkivet av administrativ og arkivmessig art, har det vært et distinkt mål å gjøre færrest mulige endringer. Blant annet har de fleste objektbaserte arkivdelene blitt beholdt uendret. Noen er blitt slått sammen, mens et par har blitt nedlagt. For enkelte av de emnebaserte arkivdelene gjennomfører man mykt periodeskille med virkning fra 1.1.2011. Det skal foretas en gjennomgang av tilgangskoder og tilgangsstyringsregimet slik at det både blir mer generalisert og enklere, samt tilpasset hensikten bak ny offentlighetslov. Eksisterende journalførende enheter skal legges ned, mens det skal opprettes en helt ny felles journalførende enhet for hele kommunen. Denne dokumentasjonen vil inneholde en detaljert oversikt over hvilke endringer som er utført og når de er gjort. Dokumentet vil i en innledende fase også være en oversikt over hvilke oppgaver som er utført når det er gjort.
Administrative tiltak som er gjort
I perioden mai 2010 - 1.september 2010
1 Arbeid med oversikt over hvilke medarbeidere som skal være hvor
2 Arbeid med å få avklart endelig administrativ struktur
3 Arbeid med navngivning med mer av administrative enheter Omorganisering 2015 Kommunen la ned kommunalsjefsnivåer og opprettet virksomheter med virksomhetsledere. Organisasjonskart ligger i sak 15/3055 Omorganisering 01.01.2024 Kommunen opprettet 3 kommunalsjefnivåer. Alle virksomhetene ble lagt under kommunalsjef nivå. Eiendomsforvaltningen og Helse og bistand ble lagt ned. Organisasjonskart ligger i sak 24/650 og på Hjemmesiden til kommunen www.eidsvoll.kommune.no |