| Overordnet arkivansvar VIB har etter § 6 i arkivloven arkivplikt. Daglig leder/brannsjef har det øverste ansvaret for VIB's arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Arkivansvarlige har ansvaret for den daglige oppfølging/drift av arkivet. Arkivansvarlig sine oppgaver Arkivansvarlig skal gi veiledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i VIB. Arkivansvarlig har rett og plikt til:
- Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
- Føre kontroll med at de aktive arkivene i VIB er forsvarlig oppbevarte og sikret
- Ta initiativ til oppdatering og endringer i arkivplanen
- Bli tatt med i avgjørelser når VIB skal velge sak-/arkivsystem og fagsystem sammen med digitaliseringskonsulenten, og ved innkjøp av arkivmateriell
- Være kontaktperson sammen med digitaliseringskonsulenten mot interkommunalt arkiv i Kongsberg (IKA)
Arkiv/postmottak sitt ansvarsområde: Motta, åpne, sortere og fordele all inngående post mottatt til postmottak.
- Betjene utlån fra fysisk arkiv
- Vedlikeholde papirarkiv
Avdelingsleder sitt ansvarsområde:
- Bidra til at kravene til dokumentasjonen av saksbehandlingen blir ivaretatt
- Påse at gjeldende regelverk og rutiner, inklusive interne arkivrutiner, blir fulgt
- Plikter å varsle arkiv om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system
- Skal informere arkiv når det blir ansatt nye personer og når personer slutter
Saksbehandler sitt ansvarsområde:
- Ha oversikt over saker som er til behandling
- Registrere all mottatt post som er arkivverdig
- Offentlighetsvurdering/skjerming
- All dokumentproduksjon i fagsystem
- Utgående brev sendes fortrinnsvis elektronisk (med SvarUT). Konfidensielle dokumenter kan bare sendes elektronisk når sendingen blir kryptert
- Ferdigstille egenproduserte dokumenter, journalføre og ekspedere
|