JournalføringAlle inn- og utgående saksdokumenter journalføres. Saksdokumenter er alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som sådanne, og som blir gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon for VIB. Hovedregelen er at journalføringen skal foregå i Documaster. Dersom et saksdokument skal behandles i et fagsystem med journalføringsfunksjon, registreres dokumentet her. Ved journalføring skal saksdokumentet knyttes enten til en eksisterende sak, eller til en nyopprettet sak i systemet. Dersom det er usikkerhet om det allerede eksisterer en sak, er det viktig å foreta søk i Documaster slik at det ikke oppstår ”parallelle saker”. Journalen skal etter journalføring inneholde følgende opplysninger som et minimum:
- Journalføringsdato
- Saks- og dokumentnummer
- Avsender / mottaker
- Sakstittel
- Dokumenttittel
- Datering av dokumentet
- Primær og eventuelt sekundær klassering.
I tillegg skal det føres inn følgende opplysninger som benyttes i den interne saksoppfølgingen:
- Saksansvarlig
- Saksbehandler
- Behandlingsfrist
- Avsenders referanse
- Avsender/mottakers - fra Folkeregisteret eller enhetsregisteret i Brønnøysund
Journalføringen i Documaster skal gjennomføres ihht beskrivelsen for rutiner i kvalitetssystemet. E-post Dokumenter som blir sendt eller mottatt via e-post, og som etter innhold må regnes som saksdokument, skal behandles som annen sakspost og arkiveres i saks-/ arkivsystemet. Inngående e-post til VIB's postmottak videresendes for registrering og journalføring av saksbehandler/avdelingsleder. Saksbehandler er ansvarlig for vurdering og eventuell registrering av e-post som kommer direkte til han/henne/hen. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte e-posten er å anse som sakspost for VIB. Dersom e-posten er sakspost registrerer saksbehandler denne i Documaster og journalføres. |